Quy trình 5S là gì? Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

Quy trình 5s là gì?

5s là một hệ thống tổ chức không gian giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả và an toàn. Hệ thống 5s là tất cả nhằm đảm bảo tất cả các công cụ ở đúng vị trí và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn.

Từ “5s” bắt nguồn từ năm từ tiếng Nhật:

Xem thêm: 5s là gì

  • seiri (sort): để lọc.
  • seiton (để sửa lại): để sắp xếp.
  • seiso (làm sạch): sạch sẽ.
  • seiketsu (sạch sẽ): cẩn thận
  • 躾 (躾); sẵn sàng.
  • Trong tiếng Anh, 5s thường được dịch là:

    • Sắp xếp.
    • Duỗi thẳng / căn chỉnh.
    • Tỏa sáng.
    • Chuẩn hóa.
    • Duy trì.
    • Mỗi s đại diện cho một phần của quy trình năm bước – được thiết kế để cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.

      quy trình 5S là gì

      Mục đích của 5s là gì?

      Phương pháp 5s của Nhật Bản ra đời nhằm nâng cao hiệu quả công việc – với trọng tâm hàng đầu là cải thiện môi trường làm việc. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp hợp lý; các công cụ và vật liệu được đặt ở nơi thuận tiện để sử dụng và không gian được dọn dẹp thường xuyên dựa trên tần suất sử dụng, v.v. Làm sạch và tổ chức trở thành thói quen của nhân viên. Khi được áp dụng đúng cách, 5s sẽ giúp quy trình kinh doanh an toàn và hiệu quả hơn.

      Mối quan hệ giữa quy trình 5s và cải tiến

      kaizen (kaizen) là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn (Lean) – nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong số đó, theo thời gian, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tìm ra những thay đổi nhỏ để cải thiện quy trình. Để làm được điều này, mỗi nhân viên phải tham gia nỗ lực hàng ngày để tăng năng suất.

      Giống như kaizen, mục tiêu của 5s là cải thiện quy trình làm việc, nhưng cách tiếp cận của 5s là tăng cường tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5s đặt nền tảng để doanh nghiệp áp dụng các quy trình cải tiến. Khi đã có hệ thống tổ chức công việc, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm thấy cơ hội cải tiến hơn.

      5S và Kaizen

      Nguồn gốc của 5s

      Quy trình 5s lần đầu tiên được sử dụng trong Hệ thống sản xuất Toyota (tps) bởi các nhà lãnh đạo Toyota vào đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này – còn được gọi là Lean Manufacturing – được sinh ra để gia tăng giá trị. Sản phẩm / dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ các phần không cần thiết của quá trình sản xuất.

      Quy trình sản xuất tinh gọn sử dụng một số công cụ như: 5s, 6 sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5s được coi là một phần cơ bản của Hệ thống sản xuất Toyota – cho đến khi nơi làm việc hoàn toàn sạch sẽ và có trật tự, việc duy trì năng suất là điều vô cùng khó khăn. Một không gian lộn xộn có thể dẫn đến sai sót, đình trệ sản xuất và thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.

      Bằng cách hình thành cơ sở của một hệ thống, một doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo rằng quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

      Toyota Production System

      Lợi ích của 5s

      Tham khảo: Lạm phát là gì? Nguyên nhân nào khiến lạm phát bùng nổ?

      Dưới đây là một số lợi ích chính của việc thực hiện quy trình 5s:

      • Quản lý thời gian tốt hơn – Loại bỏ những thứ không cần thiết và sắp xếp lại các công cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ sự lộn xộn. Người lao động sẽ phải mất ít thời gian hơn để tìm kiếm nguồn cung cấp cần thiết – thay vào đó, họ có thể tập trung vào việc tăng năng suất.
      • Tiết kiệm không gian – Bằng cách loại bỏ các vật dụng không cần thiết, bạn sẽ có chỗ cho các vật dụng hữu ích hơn. Tận dụng tối đa không gian làm việc và tài nguyên của bạn sẽ giúp tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.
      • Tỷ lệ thương tật giảm – Việc lập lịch trình và dọn dẹp thường xuyên có thể giúp giảm nguy cơ tai nạn khi người lao động đi xung quanh tìm đồ đạc.
      • Giảm thời gian ngừng hoạt động – Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, thường xuyên được kiểm tra và sử dụng đúng cách, việc bảo trì sẽ dễ dàng hơn và ngăn ngừa hoàn toàn các sự cố lớn.
      • Tăng tính nhất quán và chất lượng – Quy trình làm việc được chuẩn hóa có thể giảm đáng kể lỗi và tăng năng suất. Trên thực tế, nhiều công ty rất coi trọng việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý chất lượng.
      • Cải thiện tinh thần của nhân viên – Khi áp dụng 5s hiệu quả, nhân viên sẽ thấy những đóng góp của họ được đánh giá cao. Từ đó, họ sẽ tự hào về công việc của mình và quan tâm đến việc đóng góp cho công ty.
      • Lợi ích khi áp dụng quy trình 5S

        Những lợi ích trên của việc áp dụng quy trình 5s đã được công nhận ở nhiều tổ chức khác nhau. Ví dụ, Đại học Georgia bắt đầu lập kế hoạch cho một chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách áp dụng mô hình 5s, họ đã giảm 83% quãng đường di chuyển để xử lý nguồn cung cấp, tiết kiệm 7.000-10.000 USD chi phí lao động hàng năm. (Nguồn: http://www.busfin.uga.edu/)

        Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng quy tắc 5 để giảm 37% thời gian chuẩn bị phòng mổ và giảm 70% số lượng dụng cụ cần thiết cho một số quy trình nhất định. Về tài chính, hàng năm bệnh viện tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD. (Nguồn: Tạp chí Chất lượng Chăm sóc Sức khỏe, Tập 37, Tái bản lần thứ 5)

        Đọc thêm: Quản lý Hiệu suất – Bí quyết Thành công trong Kinh doanh

        Nội dung quy trình trong 5 giây

        Quy tắc 5s của Nhật Bản bao gồm các yếu tố chính sau:

        1. Bộ lọc

        Bước đầu tiên trong quy trình 5s bao gồm việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v. trong khu vực làm việc – để xác định những gì cần thiết và những gì có thể được loại bỏ. Để thực hiện bước này một cách hiệu quả, bạn có thể tự hỏi mình những câu hỏi sau:

        • Mục đích của dự án này là gì?
        • Lần cuối cùng bạn sử dụng mặt hàng này là khi nào?
        • Bạn sử dụng công cụ này bao lâu một lần?
        • Ai sử dụng nó?
        • Nó có thực sự cần ở đây không?
        • Trả lời các câu hỏi trên sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc trở nên tốt hơn khi bạn loại bỏ các mục không cần thiết hoặc không thường xuyên sử dụng. Những điều này sẽ chỉ làm tốn diện tích và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

          Cần lưu ý rằng những người phù hợp nhất để đánh giá nhu cầu của dự án là những nhân viên làm việc trực tiếp trong không gian. Khi bạn đã xác định được danh sách những thứ không cần thiết, bước tiếp theo là xem xét các giải pháp sau:

          • Chuyển dự án cho bộ phận khác.
          • Tái chế / loại bỏ / bán các mặt hàng này.
          • Đưa nó vào kho lưu trữ.
          • Có thể áp dụng cho các trường hợp không thể xác định được giá trị của một mặt hàng một cách đáng tin cậy (ví dụ: các công cụ không được sử dụng gần đây nhưng có thể cần thiết trong tương lai – bút đánh dấu màu đỏ). Trên thẻ, người dùng sẽ điền các thông tin cụ thể như:

            • Vị trí.
            • Mô tả tính năng.
            • Tên người dùng.
            • Gắn thẻ ngày.
            • Sau đó, thiết bị sẽ được đặt trong “Khu vực Nhãn Đỏ” cùng với các mặt hàng có vấn đề khác. Nếu nó không được sử dụng sau một khoảng thời gian nhất định (có thể là 1-2 tháng), bạn có thể xóa mục đó khỏi vùng làm việc một cách an toàn.

              Mẹo hữu ích : Bạn có thể đặt lời nhắc – trên điện thoại, máy tính hoặc dán nó vào đâu đó trong không gian làm việc của bạn – vì vậy, bạn đừng quên kiểm tra kỹ khu vực được đánh dấu đỏ khi đến hạn .

              2. Sắp xếp

              Khi các mục không cần thiết đã được lọc ra, bạn có thể sắp xếp để một nhóm cộng tác trong chiến lược sắp xếp các mục còn lại – bằng cách giải quyết các vấn đề sau:

              p>

              • Ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những mặt hàng nào?
              • Khi nào những vật dụng này sẽ được sử dụng?
              • Công cụ nào được sử dụng phổ biến nhất?
              • Bạn có cần sắp xếp các mục theo nhóm không?
              • Nơi tốt nhất để lưu trữ các mặt hàng là gì?
              • Một số công việc có phù hợp với nhân viên hơn những công việc khác không?
              • Các tư thế nhất định có giúp giảm chuyển động không cần thiết không?
              • Bạn có cần nhiều vùng chứa hơn để luôn ngăn nắp không?
              • Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên xác định cách sắp xếp nào hợp lý nhất. Để làm được điều này, bạn cần xem xét các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, tần suất hoàn thành, không gian cần thiết để di chuyển, v.v.

                Đang xem: SPC là gì có thật không? Một số khái niệm về SCP 001, 999, 173, 096, 049, 682, 610, 000, 1003 là gì?

                Mẹo hữu ích: Để đạt được mục tiêu 5s của bạn, hãy đặc biệt xem xét cách bố trí và tổ chức của một khu vực có thể tăng / giảm thời gian chờ, thời gian di chuyển và lưu lượng truy cập không cần thiết.

                Xây dựng bản đồ 5S

                Xây dựng bản đồ 5s

                3. sạch sẽ

                Vệ sinh là một trong những bước có thể dễ dàng bị bỏ qua, đặc biệt là trong những giờ làm việc bận rộn. Bước này của mô hình 5s tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc – lau, quét bụi, làm sạch bề mặt, đóng gói đồ đạc, v.v.

                Ngoài việc vệ sinh cơ bản, việc vệ sinh (seiso) còn liên quan đến việc bảo dưỡng thiết bị và máy móc thường xuyên. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là nền tảng giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và ngăn chặn lợi nhuận bị thất thoát do gián đoạn công việc.

                Vệ sinh (seiso) là một bước quan trọng trong quy trình 5s, không chỉ là trách nhiệm của nhân viên vệ sinh. Mỗi người đều phải dọn dẹp không gian làm việc của mình hàng ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tính tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và cam kết hơn với công ty.

                Mẹo hữu ích: Đảm bảo mọi nhân viên đều biết cách dọn dẹp đúng cách không gian làm việc của họ. Ban quản lý cần dạy nhân viên — đặc biệt là người mới — sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi cất giữ vật liệu làm sạch và cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt là thiết bị dễ hỏng.

                4. bảo trọng

                Một vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5s trong kinh doanh – ban đầu mọi người hào hứng làm theo, nhưng sau đó “đâu vào đấy”. Điều dưỡng (seiketsu) là bước tiếp theo trong việc đảm bảo tính hợp lệ của mô hình này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên lịch và đăng các ghi chú.

                Tùy thuộc vào không gian làm việc, các doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng danh sách kiểm tra 5 giây hàng ngày. Một lịch trình được đăng tải sẽ cho mỗi nhân viên biết tần suất các nhiệm vụ dọn dẹp nhất định phải được thực hiện và ai chịu trách nhiệm cho những công việc cụ thể nào.

                Ban đầu, nhân viên cần được nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5s. Nhưng theo thời gian, mọi thứ sẽ trở thành chuẩn mực và mô hình 5s sẽ trở thành chuẩn mực chung cho các doanh nghiệp.

                Mẹo hữu ích: Các doanh nghiệp có thể sử dụng các dấu hiệu trực quan như biển hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn để hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình. 5s mà không cần nhắc nhở.

                5. sẵn sàng

                Sau khi áp dụng thành công các quy trình tiêu chuẩn 5s, các công ty phải duy trì các quy trình này liên tục và cập nhật chúng khi cần thiết. Từ quản lý đến nhân viên sản xuất, kho hàng, văn phòng… đều phải nhúng tay vào công việc này. Chuẩn bị sẵn sàng (shitsuke) là biến 5s trở thành một kế hoạch dài hạn và là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Theo thời gian, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực từ quá trình này.

                Mẹo hữu ích số 1: Để duy trì thực hành 5s, hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới (và nhân viên khuân vác) đều được đào tạo về quy trình 5s trong lĩnh vực của họ.

                Mẹo tiện dụng số 2: Giữ mọi thứ thú vị. Nghiên cứu cách các công ty khác đang áp dụng hệ thống 5s để có ý tưởng cải thiện quy trình làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.

                Tham khảo: MMORPG là gì? Top game MMORPG hay nhất cho mobile và PC

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *